Insinöörin työ on usein ajattelua vaativaa ja ihmisen kognitiivinen kapasiteetti on kovassa käytössä. Työpäivän aikana työstä voi palautua monin pienin keinoin, joiden avulla aivot pysyvät virkeänä työpäivän jälkeenkin.
Tietotyö, aivotyö, tiedolla työskentely, ajatustyö. Nämä kaikki termit viittaavat työhön, jota tehdään pääosin omalla päällä, eli sellaiseen, jossa aivot ovat pääosassa. Tietotyötä luonnehtii kolme keskeistä asiaa. Ensinnäkin tietotyössä ihminen käyttää ja käsittelee tietoa työtehtäviä tehdessään. Toiseksi työssä pärjääminen vaatii osaamisen ylläpitämistä ja päivittämistä. Kolmas on se, että työkalut ovat digitaalisia. Työn tulos siis syntyy omilla aivoilla, mutta siihen käytettävät työvälineet ovat teknologisia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietotyöläinen viettää työpäivänsä usein tietokoneen ääressä istuen.
Tietotyössä siis ihmisen tietoa käsittelevä systeemi on kovilla. Sen lisäksi, että aivot tekevät kovaa työtä, tuottavat käytettävät työvälineet kuormitusta. Tietokoneen näytön tuijottaminen rasittaa silmiä ja päätä ja voi vaikeuttaa työn sujuvuutta. Tietotyöhön liittyykin monia kuormittavia tekijöitä, jotka harvemmin johtuvat itse työstä – useimmiten ulkoiset olosuhteet tekevät työstä kuormittavaa. Työterveyslaitoksen Aivotyökyselyn (2022) mukaan suurin osa aivotyön kuormituksesta liittyy nimenomaan ulkoisiin olosuhteisiin, joissa työtä tehdään. Työssä kuormittavia tekijöitä voivat olla muun muassa puhehäly työpaikalla, keskeytykset työhön, epäselvät, vaikeasti löydettävät tai ristiriitaiset ohjeistukset, viesti- ja tietotulva sekä monen asian yhtäaikainen mielessä pitäminen.
– Tällaiset olosuhteet vievät rajallista muistikapasiteettiamme. Kuormitusta syntyy, kun joudumme tekemään tietotyötä olosuhteissa, jotka haittaavat työn tekemistä. Se on vähän sama kuin jos fyysisen työn tekijä laitettaisiin kaivamaan ojaa sata kiloa painavalla lapiolla painavat varusteet päällä, sanoo Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski.
Kalakosken mukaan tietotyö on työntekijälle monin tavoin mieluisaa. Useimmiten aivotyön tehtävät ovat työntekijöitä innostavia ja kuormitus tulee työtehtävien ulkopuolelta.
– Joskus vaikkapa kuulee, että lukeminen ja kirjoittaminen kuormittavat. Todellisuudessa kuormitusta luo se, että näitä asioita tehdään esimerkiksi aikapaineessa tai hälyssä, Kalakoski jatkaa.
Kuinka tietotyön olosuhteita sitten voisi parantaa? Esimerkiksi työyhteisössä voi yhdessä miettiä, mikä omalla työpaikalla eniten aiheuttaa kuormitusta.
– Yhdessä voidaan sopia pelisäännöt esimerkiksi siitä, milloin yhteisessä työtilassa saa pitää ääntä ja milloin on aika hiljaiselle keskittymistä vaativalle työlle, Kalakoski sanoo.
Hänen mukaansa kyse on työsuojeluasiasta. Työnantajan tulee pitää huoli siitä, että työolot eivät aiheuta sellaista psykososiaalista kuormitusta, joka on terveydelle haitallista. Työnantajan tehtävä on varmistaa, että työn olosuhteet ja työvälineet ovat sellaisia, että työn tekeminen on mahdollista ja ihminen voi hyvin.
Esihenkilöt voivat esimerkiksi kehityskeskusteluiden yhteydessä pyytää työntekijöitä ottamaan esiin työssä kuormittavia asioita ja tätä kautta pyrkiä parantamaan olosuhteita työpaikalla. Työpaikalta tulisi esimerkiksi löytyä tilat hiljaiselle ja keskittymistä vaativalle työlle. Tietotulvaa voi vähentää esimerkiksi sopimalla tietyistä viestintäkanavista, joiden kautta työpaikan sisäisistä asioista viestitään.
– Hyviä ratkaisuja löytyy miettimällä näitä asioita yhdessä. Ei kukaan oikein tee yksin töitä nykyään, Kalakoski sanoo.
Taukojen merkitys korostuu tietotyössä
Työn sujuvuuden kannalta erityisen suuri merkitys on taukojen pitämisellä työpäivän aikana. Koronapandemia ja siitä aiheutunut etätyöhön siirtyminen ovat johtaneet siihen, että taukojen pitäminen kotona työskennellessä voi unohtua.
– Ei ole työkavereita nykimässä hihasta, että nyt lähdetään syömään tai kahvihuonetta, johon on helppo mennä. Kotoa käsin työskennellessä taukojen pitämiseen ei tule tukea työyhteisöstä, Kalakoski sanoo.
Työpaikalla tulee myös luonnollisemmin liikuttua paikasta toiseen, esimerkiksi työpisteen ja neuvotteluhuoneiden ja vaikkapa juuri mainitun kahvihuoneen välillä. Etätöissä helposti viettää saman pöydän ääressä koko päivän.
– Työpaikalla saattaa törmätä työkaveriin, joka kysyy jotakin, mikä ei liity omaan sillä hetkellä työn alla olevaan tehtävään. Siinä hetkessä se voi tuntua ärsyttävältä, mutta se luo tarpeellisen hengähdystauon intensiiviseen työhön, tuo uusia ideoita ja auttaa pysymään kärryillä työpaikan asioista.
Kalakoski suosittelee, että jo työpäivän aikana pidettäisiin lakisääteisten taukojen lisäksi niin sanottuja mikrotaukoja, joilla pääsee irrottautumaan työstä, vaikka ihan lyhyeksikin hetkeksi. Työntekijä voi esimerkiksi hengittää pari kertaa syvään ja katsoa ulos ikkunasta 20 sekunnin ajan. Pienet irrottautumiset työstä työpäivän aikana ovat tärkeitä, jotta työpäivän päätyttyä palautuu nopeasti ja jaksaa viettää itselle mielekästä vapaa-aikaa.
– Työpäivän aikana palautuminen on todella tärkeää, Kalakoski sanoo.
Tärkeää on myös tunnistaa, millaisia taukoja mihinkin kohtaan tarvitsee. Jos huomaa, että vireystaso alkaa laskea ja ajatustyö jumiutuu, voi tehdä jotakin fyysisesti rasittavaa liikettä, mikä aktivoi elimistöä. Kun työntekijä tekee jotakin muuta välillä, työtehtävän pariin palatessaan hän pystyykin näkemään asian uudella tavalla.
– Voi esimerkiksi punnertaa pari kertaa tai käydä pihalla. Samalla tulee nollattua ajatukset ja jaksaa taas jatkaa työtehtävän parissa, Kalakoski sanoo.
Stressin vallatessa ajatuksia työpäivän aikana oloaan voi rauhoittaa pitämällä palauttavan tauon, esimerkiksi venytellä ja hengitellä hetken. Se voi auttaa rauhoittumisessa, jolloin pystyy taas keskittymään työtehtävään.
Toimivia työskentelytapoja on monia
Kalakosken mukaan hyödyllistä on myös oppia tunnistamaan, milloin itsellä on paras hetki tehdä vaativimpia työtehtäviä. Ihmiset ovat asian suhteen yksilöllisiä: toiselle paras hetki perehtyä vaativiin työtehtäviin on heti työpäivän alussa, kun toisille sopii paremmin rauhallinen herääminen kevyempien hommien parissa.
Aivotyötä vaativia tehtäviä on erilaisia, ja toiselle helpolta tuntuva tehtävä on toiselle haastava. On hyvä tunnistaa omat vahvuudet ja oppia tietämään, mikä on itselle helppoa ja mikä vaativampaa. Tämän myötä omaa työpäiväänsä voi jaksottaa itselleen sopivaksi.
– Jos jämähtää johonkin tehtävään, on hyvä tietää, että voi tarttua välissä johonkin muuhun. Vaihtelu työpäivissä auttaa jaksamaan aivotyöskentelyä vaativassa työssä, Kalakoski sanoo.
Usein tietotyössä on kyse siitä, että työtä pitää muuttaa, jotta siitä tulee sujuvampaa. Harvoin kyse on ihmisestä itsestään.
– Hyvin usein ihmiset kokevat, että työssä pärjääminen on kiinni henkilökohtaisista ominaisuuksista, esimerkiksi huonosta muistista tai siitä, ettei huomannut jotakin asiaa. Ihminen nyt vain on sellainen, että sillä on huono muisti. Meidän pitäisi olla tietoisia siitä, että ihmisen tarkkaavaisuudella ja muistilla on rajat. Vastaavasti meillä on korkeintaan kaksi kättä, joilla hommia tehdään”, Kalakoski sanoo.
– Eivätkö insinöörit aina sano, että kyse ei ole virheestä vaan ominaisuudesta? Työt tulisi järjestää niin, että ihminen pärjää siinä ihmislajille tyypillisillä hyvin rajallisilla ominaisuuksilla. Omia tietoja ja taitoja kannattaa kehittää, mutta tarkkaavaisuuden ja muistin rajoja ei voi yksilöllisesti jumpata, vaan ne pitää opetella kiertämään hyvillä toimintatavoilla, Kalakoski summaa.
Näin aivosi pysyvät virkeänä tietotyössä
- Muista pitää taukoja. Lakisääteisten lounas- ja kahvitaukojen lisäksi suuri merkitys on lyhyillä mikrotauoilla, joiden aikana ajatukset saa hetkeksi muualle intensiivisestä työstä.
- Liiku työpäivän aikana. Lyhytkestoinenkin kehon aktivointi virkistää elimistöä ja samalla aivoja, kun pitää pienen tauon ajatustyöstä ja palauttaa työn alla olleen asian mieleen taas uudesta näkökulmasta.
- Jaksota työpäiväsi itsellesi sopivaksi. Jos koet olevasi tehokkaimmillasi aamulla, aloita vaativimmilla työtehtävillä. Jos ajatus jumiutuu jonkin asian parissa, tee välillä jotakin muuta ja palaa aiempaan tehtävään hieman myöhemmin.
- Pyri palautumaan työstä pitkin työpäivää. Näin työpäivän loppuessa toivut nopeammin vapaa-ajan viettoon ja jaksamista riittää työn ulkopuolellekin. Ja taas uuteen työpäivään.
Lähde: Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikkö Virpi Kalakoski
Teksti: Tinja Hokkanen, kuva Sergey Tolmachyov/Dreamstime.com