Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Rekisterin pitäjä
Insinööriliitto IL ry
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
asiakaspalvelu@ilry.fi
Puhelinpalvelu arkisin klo 9.00-16.00 numerossa 0201 801 801
Yhteyshenkilö
Paula Utriainen
Rekisterin nimi
Insinööriliiton jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri koostuu jäsentietojärjestelmästä, asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM) tallenneuista, jäsenyyden hoitoon liittyvistä tiedoista sisältäen jäsentietorekisterin tiedot jäsenen asiointihistorian.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Insinööriliitto IL ry:n jäsenjärjestöt ja niiden jäsenyhdistykset ovat antaneet yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon Insinööriliiton ylläpidettäväksi.
Insinööriliiton ylläpitämän jäsenjärjestöjen ja niiden jäsenyhdistysten jäsenten henkilörekisterin (jäsentietojärjestelmän) tarkoituksena on välittää jäsenetuja ja -palveluita ko. järjestöjen henkilöjäsenille sekä huolehtia jäsenmaksujen perinnästä henkilöjäseniltä ja tukea koulutuksellista, ammatillista ja työmarkkinallista edunvalvontaa.
Rekisterin tietosisältö
Insinööriliiton jäsenjärjestöjen ja niiden jäsenyhdistysten henkilöjäsenet, heidän edunvalvontaansa osallistuvat luottamusmiehet, luottamusvaltuutetut, yhteyshenkilöt ja muut edunvalvontaan osallistuvat henkilöt, jäsenyydestä eronneet sekä Suomessa insinööritutkinnon suorittaneet. Insinööriliiton jäsenjärjestöjen ja niiden jäsenyhdistysten henkilöjäsenistä rekisteröidään
- nimi ja henkilötunnus
- osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot
- opiskelutiedot ja tutkinnot
- työnantaja, toimipaikka, tehtävänimike, toimiasema, työhistoria
- järjestö- ja luottamustehtävät
- huomionosoitukset ja arvonimet
- tiedot järjestökoulutukseen osallistumisesta
- erityisosaamisalueet
- lehtitilaukset, jäsenkortti, muut jäsenedut
- jäsenyydet Insinööriliiton liittoyhteisössä
- jäsenmaksutiedot
Jäsenyydestä eronneista tai erotetuista yllämainitut tiedot säilytetään, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.
Luottamusmiehistä, luottamusvaltuutetuista, yhteyshenkilöistä ja muista edunvalvontaan osallistuvista tallennetaan
- nimi ja henkilötunnus
- osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot
- opiskelutiedot ja tutkinnot
- työnantaja, toimipaikka, tehtävänimike, toimiasema, työhistoria
- järjestö- ja luottamustehtävät
- tiedot järjestökoulutukseen osallistumisesta
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsentietojärjestelmään rekisteröitävät tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneksi liittyvältä itseltään, joko sähköisesti tai paperilomakkeella. Muutoksista jäsen ilmoittaa itse joko sähköisesti tai paperilomakkeella. Myös jäsenjärjestöt voivat ilmoittaa jäsenen perustietojen muutoksia (esim. sähköpostiosoite, työnantaja) sen perusteella mitä jäsenet ovat jäsenjärjestölle itse ilmoittaneet. Osoitemuutokset tiedostosiirtona Itellasta määräajoin. Joissain tapauksissa jäsen voi ilmoittaa muutoksista asiakaspalveluun puhelimitse. Toisesta liitosta siirtyvän jäsenen antaman valtakirjan valtuuttamana voidaan saada toiselta liitolta jäsentiedot luovutuksena.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietojen säännönmukaisista luovutuksista Insinööriliiton hallitus vahvistaa määräajoin henkilörekisteristä luovutettavien tietojen asiakirjan. Voimassaoleva Tietojen luovutukset henkilörekisteristä -asiakirjan sisältö on seuraava
Insinööriliitto luovuttaa henkilötietoja jäsenyhdistysten toimeksiannosta niiden henkilöjäsenistä ylläpidettävästä keskusrekisteristä:
- jäsenyhdistykselle sen omista henkilöjärjestelmistä (nimetty henkilö)
- IAET-kassalle sekä JATT-kassalle, kassan jäsenyyden perusteella
- AKAVA ry:lle, Ylemmät toimihenkilöt YTN ry:lle, Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO ry:lle ja Tekniikan ja Peruspalveluiden neuvottelujärjestö KTN ry:lle tiedotusta ja edunvalvontaa varten
- Ammatinharjoittajien ja Yrittäjien työttömyyskassalle, IAT:lle kassan jäsenyyden perusteella
- Talentum Oyj:lle jäsenetulehtien postitusta ja muita jäsenetuja varten
- IF:lle Liitto-, Järjestö- sekä Oikeusturva- ja Vastuuvakuutuksen voimassaolon tarkistusta varten
- Valituille painotaloille Insinööri-lehden postitusta varten
- postitustalolle jäsenmaksulomakkeiden ja muun IL:n postin lähettämistä varten
- muovikorttiyhdistykselle jäsenkortin painamista/lähettämistä varten
- jäsenyhdistyksen puheenjohtajaa, sihteeriä, hallituksen jäseniä ja muita jäsenyhdistyksen avainhenkilöitä koskevia tietoja muille jäsenyhdistyksille sekä erikseen pyydettäessä muille tietoja pyytäville
- verottajalle jäsenmaksujen verovähennysoikeutta varten
- päätettäessä tieteellistä tutkimusta varten
Jos henkilöjäsen ei ole kieltänyt tietojensa luovuttamista (suoramarkkinointia), IL saa luovuttaa tietoja niin päätettäessä myös:
- yhteistyösopimuksen IL:n tai jäsenyhdistyksen kanssa solmineille vakuutusyhtiöille jäsenvakuutusten tarjousten postitusta varten tai jäsenetuun sisältyvän vakuutuksen voimassaolon tarkistamista varten
- muille jäsenetusopimuksissa mainituille tahoille tarjouksia varten
- Jatko-, täydennys- tai ylläpitokoulutusta tarjoaville tahoille tiedotus-, koulutus- ja hakumateriaalin postitusta varten silloin, kun koulutus tukee jäsenkunnan ammattitaidon ylläpitämistä tai kehittämistä
- luokkakokoukseen koollekutsujalle kokouksen koollekutsumista varten
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
A) Manuaalinen aineisto
Manuaalisessa aineistossa (arkisto) olevia henkilötietoja voivat katsella vain insinööriliitoon työsuhteessa olevat henkilöt sekä jäsenjärjestöjen edustajat. Arkistoidut asiakirjat sijaitsevat lukitussa arkistotilassa, johon on rajoitettu pääsy.
B) ATK:lla käsiteltävä aineisto
Henkilötietoja voivat muuttaa vain Insinööriliitoon työsuhteessa olevat henkilöt tai jäsennäkymän kautta jäsen itse tai jäsenjärjestönäkymän kautta jäsenjärjestön nimeämä(t) henkilö(t).
Henkilötietoja voivat katsella: jokainen henkilöjäsen omia tietojaan, jäsenyhdistykset omien henkilöjäsentensä tietoja ja muiden jäsenyhdistysten järjestötehtävissä toimivia sekä luottamushenkilöt työnantajansa työsuhdetietoja, henkilötunnusta ei näytetä. Etäyhteys rekisteriin on suojattu tietoteknisesti ja käyttöoikeus varmistetaan palomuurilla sekä jäsenrekisteristä johdetuilla kirjautumissäännöstöillä reaaliaikaisesti.
Tarkistusoikeus
Pääsääntöisesti jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin hänestä tallennetut tiedot, pyynnöstä tiedot annetaan kirjallisesti. Jäsennäkymän kautta jäsen itse pääsee tarkastelemaan hänestä rekisteröidyt perustiedot.
Jäsenen tulee esittää tarkastuspyyntö suoraan rekisterinpitäjälle. Halutessaan hän voi käyttää tietosuojavaltuutetun toimiston laatimaa mallilomaketta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsentietorekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta jäsen voi pyytää kirjallisesti. Jäsen pääsee myös itse jäsennäkymän kautta korjaamaan virheellisiä tietoja.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta, samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten (Henkilötietolaki 30§).
Rekisteröidyn on em. kiellon voimaan saattamiseksi ilmoitettava rajoituksesta kirjallisesti Insinööriliiton asiakaspalveluun tai jäsennäkymän kautta itse merkitä kielto voimaan.